Заказать демонстрацию

Содержание

Финансы

В данном разделе настроек задается информация по ценам для студентов, ставкам преподавателей, скидкам, используемым валютам, а также ряду дополнительных настроек по финансовому блоку системы.
Почасовые цены - Пакетные цены - Цены в днях - Скидки - Доплаты - Категории продуктов - Платежи - Способы оплаты - Ставки - Прочее

Настройки валют

В начале работы с ценами и ставками необходимо выбрать используемую валюту. Для этого нужно перейти на вкладку «Валюты» и выбрать используемую основную валюту из выпадающего списка.

Если в школе используется более одной валюты, ниже можно отметить галочками дополнительные валюты, которые также будут использоваться в системе. При внесении оплаты от ученика можно будет указать, в какой валюте поступили средства. При этом по умолчанию будет стоять валюта, указанная как основная, а дополнительные валюты можно будет выбрать из выпадающего списка. Также, рентабельность школы и некоторые другие финансовые отчеты будут считаться в каждой валюте отдельно, при условии наличия каких-либо операций с разными валютами в системе. Для того чтобы указать дополнительные валюты, нужно поставить галочку напротив каждой используемой валюты. В качестве основной рекомендуется указывать валюту, которая используется в школе чаще всего.
Если в школе действуют цены в разных валютах (например, в разных филиалах), для каждой из валют нужно создавать свои цены, предварительно указывая валюту в правом верхнем углу

Настройка цен за занятия

Варианты цен, по которым происходят оплаты учеников за занятия, можно настроить на вкладке «Цены в часах». Цены в часах подразделяются на «Почасовые» - когда указывается цена за 1 академический (или астрономический - см. "Настройки компании - Академические часы") час и «Пакетные» - когда цена указывается за некий пакет часов, например, 4, 10, 12 и т.д. часов - другими словами, абонемент.
Если в школе принято вносить оплату на одну и ту же сумму, к примеру, каждый месяц, или же используется пакетная ценовая политика, удобнее воспользоваться пакетными ценами. Если же оплата происходит каждый раз за разное кол-во ак.часов, либо занятия оплачиваются по одному – вполне можно использовать почасовые цены. Часто школы используют разные варианты цен для разных занятий.

Также при настройке цен можно указать, в каком/каких филиале(ах) используется та или иная цена. В дальнейшем, при указании цены за занятия у какого-либо студента, сотрудникам будет отображаться выпадающий список, ограниченный ценами, указанными в настройках для того филиала, в котором занимается студент/производится оплата.

Внесение почасовых цен
Чтобы задать почасовую цену, нужно перейти на одноименную вкладку, внести название цены в поле «Название» и саму цену за 1 ак.час в поле «Цена». Если в школе используется не один академический час, а, например, академический 40 минут и астрономический 60 минут (см. "Настройки-Компания"), необходимо также выбрать для оплат занятий в каких часах будет использоваться вносимая цена. Для изменения единицы часа нужно нажать на ссылку под полем с названием цены и выбрать из выпадающего списка необходимый ак.час.

 После этого нужно отметить, в каких филиалах действует данная цена. Для этого необходимо кликнуть 2 раза по каждому нужному филиалу в списке «Возможные школы», после чего он перенесется в правый список выбранных школ.
После завершения ввода информации о новой цене необходимо нажать «Добавить», после чего данная цена отобразится в списке цен ниже. Внесенные цены можно отредактировать, нажав на иконку карандаша (при этом введенные ранее параметры цены отобразятся для редактирования в верхнем блоке) или удалить, кликнув на иконку корзины с правой стороны.
Важно! При удалении или редактировании цены, которая использовалась в системе (была установлена у студентов/групп), цена не меняется у студентов/групп, у которых она была установлена. Оплаты от студентов по этой цене также не изменяются и не удаляются. Фактически, внутри системы эта цена остается, помечается как архивная, не отображается ни в настройках, ни в списках, но все расчеты производятся с её помощью. Архивные цены помечаются в системе со знаком звездочки, например, *500р/а.ч., при необходимости ее можно поменять на актуальную (ту же цену без звездочки, либо другую).

Внесение пакетных цен

На вкладке «Пакетные» задаются цены за определенное количество ак. часов, например, оплата целиком за курс из 60 ак. часов или за пакет из 8 астр. часов.  Технически пакет может состоять и из 1 часа.
Чтобы задать пакетную цену, нужно внести название цены в поле «Название», а затем выбрать из выпадающего списка тип часов: академические или астрономические. Далее, указать в поле «Часы» количество часов, за которые указывается цена, например, 12. В поле «Цена» нужно указать цену за весь пакет целиком. Также, как и случае с почасовыми ценами, можно также указать филиалы, в которых действует данная цена.

Поле «Срок действия (дней)» служит для указания периода, в течение которого действует данная цена. После истечения указанного количества дней, оставшиеся (если таковые есть) занятия «сгорают». Отсчет дней в этом случае ведется с момента оплаты, поэтому использование данной опции подходит не для всех случаев; для установки "сгорания" оплат чаще всего используется отдельная опция "Действительна по" в самих оплатах.
Важной принципиальной настройкой для пакетных цен является галочка "Может оплачиваться частично". В большинстве случаев школы разрешают ученикам оплачивать абонементы частями, либо покрывать задолженность до определенной даты. Цены с проставленной галочкой "может оплачиваться частично" позволяют производить такие операции. При этом задолженности за занятия, в которых установлены такие цены, всегда рассчитываются на сегодняшний день - т.е., сколько занятий на сегодня отработано и не оплачено.
Однако, существуют такие варианты ценовой политики, при которых ученики обязаны всегда вносить оплату за полный пакет, в частности, фиксированные "календарные" абонементы. Для таких цен рекомендуется снимать галочку "может использоваться частично", после чего сотрудники смогут вносить оплаты по таким пакетам только целиком. Расчет задолженностей по таким ценам также отличается: в этом случае при наступлении первого же дня просрочки абонемента на странице занятий, для которых он установлен, а также в отчете "Должники" отобразится задолженность сразу за весь полагающийся к оплате пакет.
NB. Для т.н. "календарных" абонементов (с фиксированной оплатой за календарный месяц вне зависимости от кол-ва занятий) рекомендуется следовать следующей схеме: 
Внести в настройки пакетную цену без возможности частичной оплаты, указав в кол-ве часов максимально возможное кол-во в месяц (например, если в месяце 5 недель). Далее при внесении оплат с помощью подсказок системы следить, по какое число распределяется оплата - в случае, если кол-во оплачиваемых дней выходит за пределы календарного месяца (например, в феврале), использовать опцию "действительна по", чтобы обеспечить её "сгорание".

Цены в днях

На вкладке «Цены в днях» задаются цены, которые используются для оплаты поездок. В отличие от оплат занятий, оплаты поездок производятся в днях, а не в академических часах. По аналогии с ценами в часах, цены в днях могут быть посуточными (за 1 день) или пакетными (за пакет, включающий в себя какое-либо количество дней). Чтобы задать варианты посуточных цен, нужно перейти на вкладку «Посуточные», ввести название цены, саму цену за 1 день поездки и отметить филиалы, в которых действует вносимая цена.

Для того чтобы задать цену за пакет дней, нужно перейти на вкладку «Пакетные», ввести название цены в поле «Название», указать количество дней, которые входят в цену, указать размер цены и задать филиалы, в которых будет действовать данная цена, после чего нажать «Добавить»

Скидки

На вкладке «Скидки» задаются варианты скидок, которые школа предоставляет своим студентам. В системе есть два типа скидок: фиксированные, когда из суммы оплаты вычитается указанное значение и процентные, когда сумма оплаты уменьшается на указанный процент. При этом процентную скидку можно привязать к параметрам обучения ученика на курсе по умолчанию, тогда она будет участвовать в расчете стоимости курса и применяться ко всем оплатам по нему. Чтобы задать скидку, нужно ввести название скидки в поле «Название», выбрать тип скидки из выпадающего списка (процентная или фиксированная) и указать ее значение в процентах, либо в рублях - в зависимости от выбранного типа скидки.

После добавления скидка отобразится в списке ниже. Чтобы отредактировать скидку, нужно нажать на иконку карандаша, внести необходимые изменения и нажать на кнопку «Сохранить». Чтобы удалить скидку, нужно нажать на иконку корзины справа.

Доплаты

На вкладке «Доплаты» задаются варианты доплат, которые школа может взимать со студентов дополнительно к оплате занятий. Доплаты аналогичны скидкам с той разницей, что бывают только фиксированными, и значение доплаты не вычитается из суммы оплаты, а добавляется к ней. Чтобы задать доплату, нужно ввести ее название и сумму доплаты в одноименные поля и нажать «Добавить».

После добавления доплата отобразится в списке ниже. Чтобы отредактировать доплату, нужно воспользоваться иконкой карандаша. Чтобы удалить доплату, нужно нажать на иконку корзины.

Категории продуктов

На вкладке «Категории продуктов» задаются категории продуктов/услуг (занятий), за которые в системе в дальнейшем будут задаваться планы продаж для менеджеров sales-отдела. По каждой категории можно задать свой план продаж, а также пометить у соответствующих сотрудников, с какой категорией продуктов они работают. Например, менеджеры по работе с корпоративными клиентами могут работать с категорией «Корпоративный отдел», иметь свой отдельный план продаж и получать с него проценты – бонусы при выполнении/невыполнении плана, которые будут вычисляться системой автоматически, а менеджеры, работающие с клиентами – физ.лицами будут получать бонусы при выполнении плана продаж по категории, к примеру, «Обучение» и т.д.
Каждая категория продукта в системе должна быть связана с каким-либо типом платежа (это задается на вкладке «Платежи»). Так система будет распознавать, за что был совершен платеж и к какому плану продаж (по какой категории) его нужно отнести. По умолчанию в системе задана одна категория – «Основная». В основную категорию входят оплаты студентов за любые занятия/услуги школы, если не было задано другого (подробнее о плане продаж см. раздел «План продаж»), т.е., в системе (если не вносить дополнительные категории продуктов) возможно задать один план продаж по данной основной категории и любые платежи студентов будут учитываться в одном плане. Для того чтобы задать дополнительные/другие категории продуктов, нужно ввести название категории в поле «Название» и нажать «Добавить».

 Чтобы отредактировать имеющиеся категории продаж, нужно воспользоваться иконкой карандаша справа. Чтобы удалить категорию продаж, нужно нажать на иконку корзины.

Платежи

На вкладке «Тип платежа» задаются типы платежей, т.е., за что могут производиться платежи. Платежи за обучение, учебные материалы, возврат средств и главы платных онлайн-курсов заданы в системе по умолчанию . Здесь также задается связь между типами платежа и категориями продуктов (используемых при расчете планов продаж и бонусов по ним). 
Например, если в школе существует отдельный план продаж по учебным материалам, то после того как на вкладке «Категории продуктов» была задана соответствующая категория (к примеру, «Продажа учебных материалов»), на вкладке с типами платежей необходимо также связать эту категорию с типом платежа за уч.материалы, чтобы в дальнейшем система учитывала платежи от студентов за учебники в плане по продаже уч.материалов. Если в школе один план продаж на все услуги, либо отсутствует отдел продаж/план по продажам, то везде следует использовать «Основную» категорию, она проставляется везде по умолчанию. Типы "Обучение" и "Возврат" автоматически привязаны к "Основной" категории продуктов.
Для того чтобы задать или отредактировать типы платежей, нужно перейти на вкладку «Тип платежа», внести название платежа (или нажать значок карандаша для редактирования существущего типа) и выбрать из выпадающего списка, к какой категории продукта относится данный платеж.


На вкладке «Способ оплаты» задаются варианты способов оплат студентов. Для того чтобы задать способы оплат, нужно внести его название в поле «Название» и нажать «Добавить», после чего введенный способ отобразится в списке ниже. Чтобы отредактировать способ оплаты, нужно нажать на иконку карандаша, внести требуемые изменения и нажать «Сохранить». Чтобы удалить способ оплаты, нужно нажать на иконку корзины справа.

Способы оплат в системе указываются для информации и фильтрации поступлений, они не учитываются в расчетах.

Ставки

 

На следующей вкладке, «Ставки», можно задать почасовые ставки преподавателей, по которым впоследствии будет производиться расчет оплат/задолженностей преподавателям за отработанные занятия ( в случае, если расчет зарплаты преподавателям производится по ставкам, а не по месячному окладу).
Почасовые ставки бывают двух видов: 1. Фиксированная почасовая ставка; 2. «Плавающая» почасовая ставка, размер которой зависит от количества учеников, посетивших каждое отдельное занятие.

Фиксированные ставки
Чтобы задать фиксированную почасовую ставку, нужно ввести ее название и размер ставки за 1 ак.час, а также при необходимости выбрать из выпадающего списка, для расчета занятий в каких часах такая ставка будет использоваться, после чего нажать «Добавить».

При установке такой ставки у преподавателя, за каждый отработанный академический час ему будет начисляться указанная сумма.

Плавающие ставки
Чтобы задать ставку, зависящую от кол-ва присутствующих на занятии учеников, нужно вести ее название, выбрать ак.час, а далее указать, какую сумму начислять преподавателю за 1 ак.час, если на занятии присутствовало 0 учеников, после чего нажать на зеленый плюс справа от поля «Ставка за ак.час».

После этого, в открывшемся новом поле указать, какую сумму начислять преподавателю за 1 ак.час, если на занятии присутствовал 1 ученик.

Далее, нужно снова нажать на иконку зеленого плюса, чтобы указать сумму, которая будет начисляться преподавателю, если занятие посетило 2 ученика. Так необходимо продолжать, указав все варианты сумм, которые будут начисляться преподавателю за соответствующее кол-во студентов, посетивших занятие.

После внесения максимально возможной суммы за 1 ак.час нужно нажать «Добавить».
Таким образом, даже при условии посещения занятия большим количеством учеников, чем то количество, за которое указана максимальная сумма данной ставки, преподавателю все равно начислится сумма, указанная в последнем поле (т.к. максимально возможная сумма ставки распространяется и на большее количество посетивших занятие студентов).
В группах, для которых проставлена данная ставка, начисляемая преподавателю за конкретное занятие оплата будет зависеть от того, сколько учеников было отмечено сотрудниками как присутствующие.
Также можно применять плавающие ставки и по умолчанию для педагога - например, если он всегда получает за индивидуала (1 ученик) 800 рублей, а за группу ( 2-∞ учеников) - 600 рублей.

Прочее

На вкладке «Прочее» могут быть заданы дополнительные настройки по оплатам:

Округление сумм новых почасовых оплат – округление сумм при внесении оплат от клиентов. Полезно при использовании скидок, либо при частичной оплате пакета часов, когда появляется возможность возникновения сумм к оплате с сотыми долями (с копейками), например, 1678,56р и т.д. При использовании данной настройки суммы с сотыми долями будут округляться в заданных пределах.
Размер аванса преподавателей – аванс применяется в случае использования фиксированных окладов преподавателей. При внесении оплаты преподавателю можно выбрать, является ли платеж авансом, остатком или выплатой полного оклада целиком.
Позволять отправлять клиентам счета посредством Email и SMS - возможность отправить студенту уведомление о выставлении счета, где автоматически указывается сумма к выплате, кол-во ак.часов и наименование услуги.
Позволять уведомлять клиентов об оплате платежей посредством Email и SMS – возможность отправить студенту уведомление об оплате счета, где автоматически указывается сумма, кол-во ак.часов и наименование услуги. Данная или предыдущая опция доступны в виде галочки в окне платежа в зависимости от статуса "Оплачен" или "Не оплачен".
Устанавливать по умолчанию для новых платежей галочку «Оплачен» - в данном случае статус нового вносимого в систему платежа от клиента по умолчанию будет иметь статус «Оплачен».