Заказать демонстрацию

Содержание

Шаблоны

В разделе настроек «Шаблоны» загружаются шаблоны документов:
счета и квитанции, договоры и другие документы, которые впоследствии можно будет формировать в системе автоматически, а также шаблоны писем и шаблоны SMS для рассылок, и шаблоны задач.

Счета и оплаты

Система позволяет автоматически формировать файлы квитанций об оплате. Для формирования файла квитанции об оплате, необходимо загрузить в систему шаблоны квитанций, предварительно отредактировав их в программе MS Excel, где вместо текста, который необходимо автоматически подставить, вписаны условные обозначения, указанные в нижней части страницы на вкладке «Счета и оплаты». После добавления такого шаблона, система будет автоматически формировать заполненный файл квитанции при оплате клиентом занятий/учебных материалов/других видов платежей, который можно будет скачать и распечатать.
В верхнем блоке доступна загрузка трех основных видов квитанций по умолчанию:
Шаблон квитанции об оплате - будет автоматически формироваться и загружаться из счетов за обучение.
Шаблон квитанции об оплате за уч. материалы - автоматически подгружается к счетам за продажу учебников. Для данного шаблона можно дополнительно использовать переменную {SchoolbookNames} (название учебника)
Шаблон квитанции об оплате пользовательского типа - автоматически подгружается к счетам на основе прочих типов платежей (задаваемых в разделе "Настройки-Финансы-Платежи"). В них можно дополнительно использовать переменную {PaymentType} (тип платежа).


Чтобы загрузить шаблон в систему, нужно нажать на кнопку «Выбрать файл» и выбрать заполненный файл с компьютера.
Если квитанций по оплатам занятий может быть несколько видов, либо при необходимости сформировать файл в формате Word (не предусмотренном в шаблонах по умолчанию), можно загрузить дополнительные шаблоны под надписью "Другие шаблоны по оплатам", в таком случае при загрузке квитанции из счета система будет предлагать выпадающий список с выбором названия шаблона.

Договоры

Также система позволяет формировать файлы документов договоров (при этом можно фиксировать в системе факт заключения договора и без формирования файла). Шаблон договора должен представлять собой документ Microsoft Word, в котором вместо текста, который необходимо автоматически подставить в договор, вписаны условные обозначения. Например, вместо обозначения «{FullName}» будут подставлены ФИО студента. Перечень условных обозначений находится ниже на этой же странице, часть из них заполняется из карточки студента и параметров его обучения, часть (например, паспортные данные или размер первоначального взноса) - непосредственно при создании файла договора по конкретному студенту. Чтобы загрузить подготовленный шаблон договора в систему, нужно нажать на кнопку «Добавить» в правом верхнем углу страницы.
 
Шаблонов договоров также можно загрузить несколько - для разных ситуаций, и выбирать нужный шаблон уже при создании файла.
В соседней вкладке - Договоры для компаний - аналогичным образом загружаются договоры, используемые в корпоративном отделе, вместо данных частного плательщика они содержат переменные с реквизитами компании-клиента.
И, наконец, во вкладке Документы можно загрузить прочие шаблоны документов, связанных с обучением клиента, руководствуясь списком подсказок. Например, приложение к договору или дополнительное соглашение.

Шаблоны писем

Шаблоны электронных писем используются для автоматической и ручной Email-рассылки. В системе по умолчанию задано несколько шаблонов, использующихся при автоматической рассылке уведомлений, которая настраивается в разделе «Настройки» - «Оповещения». Их можно отредактировать, но нельзя удалить (нет иконки корзины). Для того чтобы отредактировать шаблон для автоматической рассылки, нужно нажать на иконку карандаша справа от шаблона.

Каждый из шаблонов автоматических уведомлений может быть на русском и английском языках. Расположив на вкладке «Russian» сообщение на русском языке, а на вкладке «English» то же самое сообщение, но на английском языке, можно рассылать данное уведомление как русскоговорящим, так и иностранным студентам/преподавателям на их языке. Тогда, студенты/преподаватели, в карточках которых указан русский язык, получат Email из шаблона на русском языке, а студенты/преподаватели, в карточках которых указан английский язык, получат Email на английском.
Чтобы создать новый шаблон для ручной рассылки (по отдельных клиентам, обучающимся группам или отфильтрованным категориям учеников), необходимо нажать на кнопку «Добавить» в правом верхнем углу страницы.
 Шаблоны писем можно редактировать с помощью встроенного визуального редактора: добавлять в них различные стили шрифта, разметку, фоны, изображения, документы и т.д., а также редактировать исходный код в html (подробнее о рассылках см. «Создание рассылок»). 


Как при редактировании, так и при создании нового шаблона полезно использовать «Заменяемые условные обозначения», которые позволяют сделать письмо клиенту более персонализированным. Список условных обозначений приведен на странице редактирования шаблона, под полем для редактирования тела письма.

Шаблоны SMS

Используются для рассылки сообщений на мобильные телефоны клиентов/сотрудников. Так же, как и шаблоны Email, в системе есть шаблоны для автоматических уведомлений, которые можно отредактировать, но нельзя удалить. Чтобы отредактировать шаблон, нужно нажать на иконку карандаша справа. Шаблоны смс для автоматических уведомлений так же могут приходить на русском или английском языках в зависимости от родного языка, установленного в карточке пользователя.

Чтобы создать новый шаблон SMS-сообщения для ручной рассылки, нужно нажать на кнопку «Добавить» в правом верхнем углу. Далее нужно внести название шаблона и текст сообщения. При необходимости можно использовать «Заменяемые условные обозначения», приведенные ниже поля ввода текста сообщения.

Шаблоны задач

Шаблоны задач - могут быть полезны для быстрой подгрузки текста часто используемых однотипных задач, например, если сотрудники регулярно создают задачи о необходимости совершить какие-то действия по ученикам с определенным статусом.