Заказать демонстрацию

Содержание

Договоры и документы

Система позволяет учитывать факт заключения договора со студентом (или заказчиком услуги, например, родителем несовершеннолетнего ученика) на обучение в определённой группе/мини-группе или на индивидуальное обучение, просматривать список договоров, формировать файлы договоров и других документов, связанных с обучением.

Узнать, заключен ли договор, можно на странице ученика или группы. Договор заключается на какой-либо курс занятий, поэтому, чтобы заключить договор, ученик должен быть добавлен в группу/на индивидуальное обучение/другую УЕ.
Вот так будет выглядеть информация по договору, если он не был заключен:


При клике по ссылке «Заключить» отобразится форма с предложением ввести дату заключения и номер договора. Номер договора может быть любым, по умолчанию нумерация идет подряд.

При нажатии на «Сохранить» договор будет считаться заключенным:
Также при этом в истории студента появится соответствующая запись:

Договор можно как отредактировать (изменить номер договора), так и расторгнуть. При клике по ссылке «Расторгнуть» отобразится форма с полем для указания причины расторжения (необязательным) и кнопкой «Расторгнуть». Типичные причины расторжения договоров можно указать в разделе "Настройки-Ученики".
Также при этом появятся соответствующие записи в истории:


Список договоров

Все заключенные и расторгнутые договоры доступны для просмотра в разделе «Ученики» по ссылке «Договоры». Поиск по договорам можно осуществить по филиалам, менеджеру, заключившему договор, факту расторжения и интервалу дат, в который договор был заключен. Также можно найти договор по номеру или части номера.
Если был создан файл договора, можно скачать его, нажав на иконку с синими стрелками справа. 
Также можно экспортировать найденные договоры в файл Excel.

В списке договоров представлены следующие колонки:
Дата договора – дата заключения договора на обучение;
Учащийся – группа, инд.курс занятий или другая УЕ, на занятия в которой заключен договор;
ФИО – ФИО слушателя/студента (чье имя указано в карточке ученика);
Школа – филиал, в котором проходят занятия группы/инд.курса или другой УЕ;
Менеджер – сотрудник, заключивший договор (указанный в качестве исполнителя);
№ договора – номер договора, введенный при заключении договора;
Сумма по договору – считается автоматически исходя из кол-ва ак.ч. в курсе занятий ученика и цены, указанной за ак.ч./пакет ак.ч. Если у студента не указана дата окончания курса занятий, рассчитать итоговую сумму за весь курс невозможно – в этом случае в данной колонке отобразится знак вопроса;
Первый платеж – указывается сумма первой внесенной в систему оплаты от студента за занятия, на которые заключен договор;
Дата расторжения – если договор расторгнут, указывается дата его расторжения;
Причина расторжения – если договор расторгнут и указана причина его расторжения, она указывается в данной колонке.
Описание – комментарий, добавленный при расторжении договора.

Файлы договоров


Система позволяет формировать файлы документов договоров. Формирование таких файлов никак не связано с фактами заключения/расторжения договоров. Файл документа договора представляет собой файл в формате Microsoft Word, который можно скачать и распечатать.
Для формирования файлов договоров необходимо добавить шаблон договора для группы и для индивидуального обучения. Сделать это можно на странице «Настройки - Шаблоны». Шаблон должен представлять собой документ Microsoft Word, в котором вместо текста, который необходимо автоматически подставить, вписаны условные обозначения (их список также перечислен в настройках). Часть данных, которые можно подставить в файл договора, система "узнает" из карточки ученика (данные ученика и заказчика/плательщика, контакты, дату рождения, адрес) или корп. клиента (реквизиты), часть - из параметров обучения на курсе (информация о курсе, его длительности, стоимости, расписании), а часть заполняется при формировании файла ( в том числе паспортные данные).

В систему может быть добавлено неограниченное кол-во шаблонов договоров.
Для формирования файла договора необходимо, чтобы договор был заключен. После его заключения в блоке обучения появляется надпись "создать файл":

При клике на ссылке откроется форма с дополнительными полями, необходимыми для создания файла договора:
Шаблон договора - необходимо выбрать один из загруженных шаблонов.
Дата договора – по умолчанию подставляется дата заключения, можно изменить вручную.
Заказчик – ученик или его контактное лицо, отмеченное, как заказчик услуги - в случае, если это было отмечено в карточке ученика (Как это сделать?) 
Исполнитель – сотрудник, проводивший создание договора (через профиль которого проводилась данная операция)

Остальные поля при необходимости заполняются вручную:

Максимальное количество учащихся – используется для договоров на групповые занятия. Поле не является обязательным. Если в шаблоне договора не было использовано условное обозначение для этого параметра, указывать его не нужно.
Размер взноса – первая оплата, котоая указывается в договоре. Если в шаблоне договора не использовалось условное обозначение для взноса, в файл договора указанная сумма подставлена не будет.
Галочка «Полная оплата» - в договор подставляется размер полного взноса клиента (полной стоимости курса). Поле "размер взноса" в этом случае деактивируется.
Мин.период оплаты (ак.ч.) – минамальный период оплаты в академических часах. Не обязательное поле.
Основание скидки – поле для указания основания скидки. Также не обязательно для заполнения: если в договоре не используется данный параметр, можно не заполнять.
Паспортные данные – паспортные данные клиента, которые прописываются в договоре. Если внести данные один раз, они запоминаются в системе и автоматически заполняются при последующем создании файлов договоров и документов.
После нажатия на «Сохранить» автоматически сформируется файл договора и добавится к файлам ученика:

Впоследствии перейти к файлам ученика можно со страницы ученика, нажав «Дополнительно» в правом верхнем углу и выбрав пункт «Файлы».
Также в блоке обучения рядом с номером договора вместо надписи "создать файл" появится ссылка "скачать":

Другие документы

Кроме договоров, в системе есть возможность создавать файлы других документов, например, приказов, актов и т.д.
Для того чтобы формировать файлы документов, нужно загрузить шаблоны документов в «Настройках» – «Шаблоны» - вкладка «Документы». Шаблон должен представлять собой документ Microsoft Word, в котором вместо текста, который необходимо автоматически подставить, вписаны условные обозначения. 
Чтобы иметь возможность создать приказ, акт или другой документа на студента, ученик также должен быть добавлен на какие-либо занятия. Для того чтобы создать документ, кликните по ссылке «Создать файл» справа от расписания ученика в блоке обучения в его карточке:


В открывшемся окне выберите нужный шаблон документа. Если паспортные данные клиента вводились ранее, например, при заключении договора, то данные поля заполняются автоматически.

После сохранения сформируется файл документа и добавится к файлам ученика, где его можно скачать и распечатать.
Перейти к списку документов и файлов студента можно из меню «Дополнительно» в его карточке, или кликнув по ссылке «Список» рядом с надписью "Документы"