Заказать демонстрацию

Содержание

Страница студента

Карточка ученика – это его страница в системе, в которой хранится вся информация по ученику:
Личные данные, фотография и статус - Контакты - Информация по ученику - Действия по ученику - Актуальное расписание - Предпочтительное расписание - Тесты - Библиотека - Личный счет - История и задачи - Посещения портала.

Сверху страницы ученика указывается имя и ID студента. ID – это идентификатор клиента в системе, который присваивается студенту автоматически (по нему можно осуществлять поиск клиента в базе).
Чтобы отредактировать имя, дату рождения, пол клиента и добавить описание/комментарий, нужно нажать на иконку карандаша рядом с именем ученика. При указании даты рождения, система автоматически определит возраст ученика. Комментарий в дальнейшем будет видно при просмотре всех учеников списком, он выделен в отдельную колонку.


Чтобы задать или сменить статус ученика, нужно кликнуть на название заданного ранее статуса и выбрать нужный статус из списка (если статус не был задан ранее, нажать на «Нет»). Если статус ученика по умолчанию не задан, при добавлении его на текущие занятия он сменится на автоматический статус "Занимается", а по окончании курса или обучения студента на нем - на "Закончил обучение". Если вручную был установлен какой-либо другой статус, такой смены не произойдет.

Контактные данные

Чтобы добавить контакты ученика, нужно нажать на карандаш в одноименном блоке, после чего откроется окно:


В системе есть возможность добавить дополнительные контакты, а также указать ответственное лицо, что может быть полезно в случае, если ученик – ребенок. Для этого нужно нажать на ссылку «Добавить контактное лицо»:

Тогда, при указании контактов родителя, можно будет выбрать, кто, ребенок или/и родитель будет получать Email и смс-рассылку. Для этого нужно пометить, нажав на иконку конверта справа от полей телефона и email, что данный контакт «может использоваться системой для рассылок и автоматических уведомлений». Если значок конверта серый – на данный телефон/Email рассылка приходить не будет (даже если включить студента в рассылку), если зеленый – значит, студенту будет приходить рассылка. Таким образом, можно отметить, на какие контакты будут рассылаться письма/смс, рассылки и уведомления: студента, его контактного лица или обоих.
Иконка «Является заказчиком» справа от фамилии контактного лица клиента также используется в случае, если ученик не достиг совершеннолетнего возраста. Нажав на нее, можно отметить, что заказчиком услуги по обучению (по договору) является контактное лицо, например, родитель ребенка. После этого все договоры, счета и другие документы, которые можно автоматически формировать в системе, можно будет создавать с указанием данного контактного лица в качестве заказчика (плательщика), также об этом будут создаваться пометки в ряде финансовых отчетов.

После сохранения данных они отобразятся в блоке «Контакты». Чтобы отправить Email студенту или конт. лицу, нажмите на иконку конверта справа от его адреса электронной почты. Чтобы отправить sms, нажмите на голубую иконку диалога справа от номера телефона:

Информация по ученику

В блоке «Информация по ученику» отображается информация по языку, уровню, дате обращения, типу обучения, группах или индивидуальных занятиях, которые посещает или ранее посещал студент, общая сумма его оплат и т.п.
Если кликнуть на ссылку с суммой оплат студента, можно посмотреть все оплаты занятий студентом в форме списка.
Если в системе по данному клиенту были зафиксированы повторные заявки или лиды, внизу блока появятся ссылки на их просмотр.

Чтобы отредактировать или добавить информацию по ученику, нужно нажать на иконку карандаша.
Далее, внесите необходимые изменения в открывшемся окне.

Здесь можно указать или поменять возрастную категорию, тип обучения, изучаемую студентом дисциплину (язык) и уровнь. По данным полям можно осуществлять поиск тех или иных студентов в разделе «Ученики», а также исходя их этих параметров система позволяет добавить учеников в те или иные группы.
Ученик может изучать две или более дисциплины, ходить в группы разных типов, а также обучаться сразу в двух или более филиалах. Чтобы добавить дисциплину, нужно нажать на иконку зеленого плюса справа от уровня ученика и выбрать в новой строке вторую дисциплину.
Чтобы указать школу (филиал), в котором обучается студент, нужно перенести из левого списка филиалов («Возможные школы») в правый («Выбранные школы»), кликнув два раза по названию филиала в левом списке, либо кликнуть один раз и далее использовать стрелки.

Чуть ниже расположены три поля: дата обращения, предположительный визит и дата визита.

Дата обращения автоматически ставится при регистрации ученика, здесь ее можно при необходимости отредактировать  (для этого существует специальное право в настройках - «Редактирование дат обращения учеников». Если у сотрудника нет данного права, он не сможет изменить дату обращения).
Предположительный визит существует для того, чтобы отметить, когда ученик должен прийти в школу на консультацию/тест на определение уровня/пробный урок. Также можно зафиксировать точное время визита клиента, кликнув по ссылке «В течение дня». По данному полю можно осуществлять смс или Email-рассылку с напоминанием о предстоящем визите в школу. Для этого нужно в настройках – «шаблоны писем»/«шаблоны смс» создать специальный шаблон для напоминаний о визитах, а далее использовать его при рассылке, предварительно отфильтровав студентов в списке учеников по дате предположительного визита. Подробнее о рассылках см. «Создание рассылок».
Дата визита заполняется вручную сотрудником школы по факту, когда ученик пришел на консультацию/тест/пробное занятие. Дата визита учитывается в некоторых отчетах, например, в Воронке продаж.
В поле «Ответственный» можно указать сотрудника, который является ответственным менеджером данного студента. По умолчанию ответственным назначается сотрудник, который создал карточку ученика в системе, при необходимости его можно поменять здесь. Ответственных может быть несколько, для того чтобы указать еще одного ответственного, нужно нажать на иконку зеленого плюса справа.
В системе есть возможность задавать план продаж на месяц и рассчитывать бонусы в процентах от оплат учеников. При использовании этой функции бонус с оплат клиента будет начисляться тому/тем сотрудникам, которые заданы у него в карточки ответственными.
Преподаватель также может быть задан как ответственный за студента, но в плане продаж роль Преподаватель не учитывается.
Также, здесь можно заполнить или отредактировать поля «Откуда узнал» (при наличии прав) и «Цель обучения».

Под блоком с информацией по ученику расположен блок «Дополнительные поля».
Они предназначены для того, чтобы иметь возможность фиксировать какую-либо дополнительную информацию об ученике, например, его хобби, рост, профессию или любую другую полезную информацию, для которой нет стандартных полей. Форма и названия полей предварительно задаются в настройках. В разделе «Обучение» - «Ученики» можно делать фильтр по содержимому дополнительных полей, тем самым сортируя студентов по самостоятельно созданному признаку (например, с помощью данного функционала можно проводить более эффективные смс и Email-рассылки).
Чтобы внести сведения в доп.поля, нужно нажать на иконку карандаша.
В самом блоке «Информация по ученику» можно добавить студента в черный список. Например, в черном списке могут находиться студенты, которые занимались в школе, но пропали, не оплатив занятия. Причина добавления студента в черный список определяется школой. Для того чтобы добавить студента в черный список, нужно кликнуть «Нет» в данном блоке, около надписи «В черном списке» и выбрать «Добавить в черный список».
По всем описанным выше полям есть фильтры в разделе «Учащиеся» - «Ученики».

Действия по ученику

Вверху страницы находится также блок основных действий по студенту в системе:

Добавить в группу – добавление студента на групповые занятия (см. раздел «Работа с группами»). Карточка группы должна быть предварительно создана в CRM.
Заниматься индивидуально – добавление студента на курс индивидуальных занятий. Производится только в карточке ученика (см. «Работа с индивидуальными занятиями»). Зеленая иконка рядом с надписью позволяет создать отдельное индивидуальное занятие (например, пробное).
Записать на вступительный тест – запись на тест на определение уровня ученика по изучаемой дисциплине.
Записать на бесплатное занятие – студент будет добавлен в группу на одно занятие, которое автоматически пометится как бесплатное.

Блок расписаний

Ниже на странице ученика находится расписание его занятий. Каждый курс обучения располагается в отдельной вкладке; если ученик закончил какие-то группы и курсы или добавлен в них "без занятий" (в резерв), блоки таких вкладок также будут разделены:

Указывается форма обучения (индивидуально или группа/мини-группа), в скобках указывается название филиала, в котором проходят данные занятия. Рядом отображается остаток/задолженность ученика по оплате занятий на текущий день. Подробнее об оплатах см. раздел «Оплаты».
Во вкладке отображается календарь с квадратами, соответствующими датам занятий. В случае, если расписание очень длинное, на странице по умолчанию отображаются только две строчки дней занятий, при этом последний квадрат представляет собой кнопку со стрелками, нажав на него, можно перемещать расписание вперед (можно нажать и не отпускать кнопку мыши для ускоренной прокрутки). При перемещении вперед в начале также появится квадратик со стрелками, который позволит прокручивать расписание назад. Подробнее о занятиях см. «Работа с расписанием», «Работа с инд.занятиями», «Работа с группами».
В остальной части блока указывается информация о курсе, цене по умолчанию (если она есть), оплаченной и оставшейся к оплате части курса.
Карандашик в блоке занятий позволяет редактировать параметры обучения на них студента - в первую очередь, цену по умолчанию для него и наличие скидки, а также дни недели и период обучения на данном курсе:

В частности, если студент заканчивает в группе раньше окончания курса, рекомендуется не удалять его из группы, а нажать на карандаш и указать в окне параметров дату окончания его обучения в ней, после чего он станет "закончившим", и группа на его странице также переместится во вкладку "Закончившие" - с сохранением всей истории ученика в ней.

Слева в блоке обучения производится заключение договоров (факт заключения с указанием номера и даты), затем формирование файлов договоров и других связанных с ними документов.

Предпочтительное расписание

Ниже находится блок с предположительным расписанием ученика. Оно добавляется автоматически при регистрации студента из заявки, если было в ней указано (к примеру, если заявка была добавлена вручную или в форме заявки на сайте школы есть поле выбора удобного времени обучения). Также, его можно указать вручную, нажав на ссылку «Добавить». 

Это расписание в дальнейшем может использоваться для подбора студентов в удобные им по времени группы - с помощью фильтра по предпочтительному расписанию  в списке учеников, а также подобного фильтра при добавлении учеников в набирающуюся группу. 
В предпочтительное расписание можно добавить несколько элементов, например, по вечерам в будни и по утрам в выходные; добавляется каждый отличающийся по времени элемент отдельно, как в обычном расписании:

Тесты


В данном блоке можно добавить результаты ученика, который он получил, например, на финальном, промежуточном тесте или экзамене. В карточку ученика может быть добавлено неограниченное количество результатов тестов.
Каждый тест направлен на проверку знаний по какому-либо навыку/набору навыков (например, аудирование, лексика и т.д.). Названия (типы) тестов, список навыков и набор навыков в каждом из тестов нужно предварительно задать в настройках (см. раздел «Настройки - Тестирование»).

Чтобы добавить результат теста, нужно нажать на кнопку «Добавить результат» (справа в заголовке блока) и заполнить соответствующие поля в открывшемся окне.

Дата – по умолчанию устанавливается текущая дата и время (можно изменить вручную).
Язык (Дисциплина) – выпадающий список языков (дисциплин). Служит для указания дисциплины, по которой студент проходил тест. Не связан с типами теста.
Категория и Тип теста – последлвательно отображаются все категории и входящие типы тестов, внесенные в настройках («Настройки - Тестирование»). При выборе категории меняется список типов тестов, а при установке типа в окне результатов отображается набор навыков, которые входят в данный тип теста (также задается в настройках).
После сохранения результатов теста, он отобразится в карточке студента.

Красным в списке тестов выделяются результаты ниже указанного в настройках минимального порога успешности.
В зависимости от настроек теста итоговый результат подсчитывается в баллах (для теста в баллах) или в процентах (для теста в процентах).
Просмотр результатов тестов всех учеников доступен в разделе «Обучение - Результаты тестов». В разделе «Результаты тестов» также возможен ввод результатов тестов списком, не заходя в карточку каждого студента.
Также в карточке ученика осуществляется его запись на спикинг-тест (вступительный тест на определение уровня).

Библиотека

В блоке «Библиотека» отображена информация о покупке или выдаче студенту учебных материалов. На вкладке «В наличии» отображены выданные и проданные студенты учебные материалы:

В случае выдачи уч.материалов, справа отображается ссылка «вернуть», кликнув по которой можно зафиксировать факт возврата учебного материала учеником.
В случае продажи учебного материала, можно установить галочку «На руках», что данный учебник не только был оплачен студентом, но и получен им. Данная опция полезна для школ, которые берут предоплату за учебные материалы со студентов и затем заказывают нужно кол-во литературы.

На вкладке «История» отображается история продаж и выдачи учебных материалов студенту. Фиксируются дата, время операции и сотрудник, который ее совершил.
Подробнее о продаже и выдаче учебных материалов см. раздел «Библиотека».

Личный счет

В блоке «Личный счет» находится информация по платежам и оплатам ученика.
В данном блоке отображаются две вкладки:
1) «Приход» - любые средства, полученные школой от студента. Например, оплата занятий, оплата учебных материалов, пополнение личного счета (внесение депозита или предоплаты).
2) «Расход» - средства, отправленные на счет каких-либо занятий.
 

Чтобы отредактировать или удалить платеж/оплату, нажмите на иконку карандаша или корзины соответственно. Во вкладке "Приход" можно отредактировать ограниченное кол-во параметров - в том числе способ оплаты и ее дату, на вкладке "Расход" - любую информацию по оплате. Сотрудникам определенных ролей можно запретить редактировать оплаченные или неоплаченные платежи или вносить их задним числом/от чужого имени.
Чтобы распечатать квитанцию или сформировать другой документ, связанный с оплатой студента, нужно нажать на иконку с синей стрелкой справа от строки информации об оплате.
Автоматически формировать квитанции/другие документы в системе можно при условии, если шаблон документа был предварительно загружен в систему в настройках (см. раздел «Настройки- Шаблоны»).

По ссылке «Поступления и списания» можно перейти на страницу, где указывается, как списываются средства с ученика за каждое его занятие исходя из расписания, учитывая пропуски и бесплатные занятия. Данный отчет можно распечатать (например, чтобы предъявить студенту), нажав на иконку принтера в правом верхнем углу страницы.
Подробнее ведении финансов в CRM см. раздел «Оплаты».

История и задачи

В нижней части карточки ученика находится блок «История и задачи». Здесь отображается история всех действий по ученику в системе:
задачи сотрудников по коммуникациям с данным учеником, элементы истории, добавленные сотрудниками по поводу входящих коммуникаций от него или других событий, смены статусов, добавление/удаление в группу/из группы или на индивидуальные занятия, заключение договоров, история добавления, редактирования и удаления его платежей.

По умолчанию на странице студента отображается последние 5 элементов, (действий) по клиенту. Чтобы просмотреть всю историю, нужно нажать «Полностью». Чтобы зафиксировать ту или иную информацию по ученику (к примеру, он интересовался занятиями по другой дисциплине или был недоволен педагогом и т.п.), необходимо нажать «Добавить историю». Чтобы поставить себе или другому сотруднику задачу связаться с учеником или выяснить что-то по нему, нужно нажать «Назначить задачу».

Посещение портала

Если школа использует личные кабинеты учеников, и у данного ученика есть доступ к нему, в блоке Посещения портала (последние сессии) можно будет отследить, когда и на сколько минут ученик в последнее время заходит в систему.