Заказать демонстрацию

Содержание

Планы и факты

Данный отчет предназначен для сравнения плана получаемой выручки школы и фактически полученными средствами. Отчет строится за определенный месяц, показывается информация за весь месяц целиком и далее она разбивается на несколько периодов отчетного месяца. Данные периоды устанавливаются понедельно. Например, если мы смотрим отчет за месяц Август 2015, то отчет разобьется на периоды с 1 по 2.08, с 3 по 9.08, с 10 по 16.08, с 17 по 23.08, с 24 по 30.08 и с 31 по 31.08.

Т.е. каждая неделя месяца, даже если в отчетном месяце на эту неделю приходится 1-2 дня, отобразится в отчете отдельным периодом.
В отчете учитываются текущие учащиеся, новые (т.е. формирующиеся группы), планы продаж по учебным материалам, поступления на ЛС, возврат средств на ЛС и с ЛС.
Новой группой или инд.учащимся считается группа или инд.учащийся от момента его создания в система до момента начала занятий по расписанию. Т.е. группа или инд.учащийся, созданный 1 числа с расписанием занятий, начинающихся с 15 числа, будет считаться новым с 1 по 15 число, а далее – текущим.
В колонке «План» подсчитывается, сколько средств планируется получить от учеников, исходя из их расписания, задолженностей на начало отчетного периода, стоимости ак.часа, по которой они оплачивают занятия (стоимость указывается в карточке индивидуальных занятий/группы). В колонке «Факт» отображаются все полученные средства от студента за отчетный период, переведенные на счет занятий в течение отчетного месяца. В колонке «%» подсчитано процентное соотношение полученных средств от плана по полученным средствам по формуле факт/план х 100.
Сверху приведены различные фильтры (галочки), применяя которые можно отобразить ту или иную информацию в отчете. Сначала будут рассмотрены примеры построения отчета без применения каких-либо доп.фильтров (галочек).

Рассмотрим отчет по текущим учащимся.
Вначале отчета отображается блок по индивидуальным ученикам. В «Плане» указывается, какую сумму мы планируем получить с ученика в отчетный месяц, учитывая все занятия учеников по расписанию до конца просматриваемого месяца + задолженность с прошлых месяцев (если есть).
Например, на скрин-шоте видно, что от индивидуального ученика Бегемот В.А. в отчетный месяц Август школа планирует получить 152000,00 рублей («План»), а получила 96000,00 рублей («Факт»).
План был рассчитан следующим образом:
Инструкция пользователя по использованию CRM HolliHop
491
Длина курса составляет 100 ак.часов по цене 1600 руб. за 1 ак.час. Итого 160 000,00 рублей за весь курс индивидуальных занятий. Сам курс занятий заканчивается так же в Августе.
Перейдя на страницу со списком оплат, полученных от данного студента за курс занятий, можно увидеть, что до начала отчетного периода учеником была внесена одна оплата – 26 ноября 2014 года на сумму 8000,00 руб. Следующая же оплата была произведена 10 августа 2015 года, то есть на момент 1 числа месяца отчетного периода она еще не поступила. Так как в план за месяц считаются задолженности ученика до конца отчетного месяца, то считаются количество неоплаченных ак.часов до конца Августа х стоимость ак.часа. В нашем случае, на момент 1 августа у студента было 95 неоплаченных ак.часов, получаем 95х1600=152000,00 рублей.
10 августа была произведена оплата на сумму 96000,00 рублей. Эта оплата попадает в отчетный месяц и указывается в колонке «Факт».

96000/152000х100 = 63% от планируемой суммы фактически получено школой от ученика на момент составления отчета. Если отчет просматривается в середине отчетного месяца, то до конца месяца, по мере поступления оплат студентов, факты могут измениться.
Далее видно, что всю сумму, указанную в плане, планируется получить от ученика в период с 1.08 по 2.08.15. Согласно логике построения отчета, студент должен внести всю оплату за будущий месяц в начале этого месяца. Если у студента была какая-либо задолженность, она прибавляется к ожидаемой оплате за отчетный месяц. Таким образом, вся задолженность на 1 августа + оплата всех занятий в августе отобразилась в плане на 1-2.08.15
Фактически, студент совершил оплату на сумму 96000,00 рублей не в начале отчетного месяца, а 10 августа 2015, как видно из списка оплат студента. Поэтому данная сумма указана в колонке «Факт» за период с 10 по 16.08.15.
Схожая ситуация и у следующего студента, Кириллова В.А.
На момент 1 августа 2015 года ему оставалось внести 11900,00 рублей, которые включают задолженность на момент 1 августа (если есть), а также все занятия, которые состоятся/состоялись в августе по расписанию (если есть).
Из его оплат видно, что 10 августа он внес 3500,00 рублей, что отобразилось в колонке «Факт» в период с 10 по 16 число отчетного месяца, августа.
Далее, по индивидуальному учащемуся Елкиной З. вообще не отображается сумма плана, но в список она попадает все равно.

Пройдя на карточку ее индивидуальных занятий, можно увидеть, что не была задана цена, поэтому система не может рассчитать сумму плана.
Тем не менее видно, что ее занятия закончились 18.06 и по ним имеется задолженность за 106,7 ак.часов. Следовательно, в отчете за Август отображается пустое поле в плане на период с 1 по 2.08 (т.е. задолженность, которую невозможно рассчитать без указания цены), так как предполагается, что она должна погасить свою задолженность в первый день отчетного периода, а далее, за периоды с 3 по 31.08 план по оплатам ее занятий равен 0, так как курс ее занятий завершился 18.06 и после погашения задолженности от нее не ожидается никаких оплат.
Далее рассмотрим пример с учеником Перельмановым П.

В плане на август указана сумма 6400,00 рублей, т.е. та сумма, которую должен заплатить ученик в августе месяце, оплатив тем самым все занятия, которые по расписанию приходятся на август.
Перейдя на страницу его занятий, можно увидеть, что за данный месяц у студента по расписанию приходится 9 занятий по 2 ак.часа. Занятие 3.08 отмечено как неоплачиваемый пропуск, следовательно, оно не учитывается. Итого, 8 занятий по 2 ак.часа по цене 400руб/ак.час = 6400, 00 рублей, которые указываются в отчете.
Эта сумма далее указана в плане в период с 3 по 9.08, т.к. первое занятие студента в августе будет 6.08, следовательно, планируемая оплата тоже попадает в этот период.
В графе «Итого текущие индивидуальные клиенты» подсчитывается сумма планов и фактически полученных средств по всем инд.клиентам.
Теперь добавим индивидуальные занятия для ученика Дедовского И., курс которых начинается с 21.08.

Стоимость одного ак.часа у данного ученика – 500 рублей. В августе у него по расписанию задано 2 занятия по 1 ак.часу, т.е. 2 ак.часа. = 1000,00 руб.
Следовательно, мы планируем получить с этого студента 1000 рублей (т.е. всю его оплату за август месяц – отчетный период) за занятия, которые будут 21.08 и 28.08. Так как первое его занятие в отчетный месяц пройдет 21.08, то и в отчете указанная 1000 рублей попадает в период с 17 по 23.08.
Рассмотрим блок групп.
Планы и факты по группам рассчитываются аналогично индивидуальным учащимся, но по группе суммируются оплаты по всем студентам группы.
Рассмотрим группу АР-2. В Плане за месяц август указана сумма 257000,00 руб, а в факте – 80000,00 руб.
В карточке группы видно, что последнее занятие курса было 7.08.
Курс составляет 130 ак.ч. по цене 5000,00 руб за 10 ак.часов.

Первый студент в группе, Фомин В., помечен как резервный (+ Без занятий), следовательно, он не учитывается в плане.
У остальных учеников присутствует задолженность по данному курсу.
Следовательно, 257000,00 рублей – это задолженность за курс по всем ученикам группы на 1 августа, плюс стоимость их августовских занятий. По логике отчета, мы планируем получить эту сумму в начале августа. Сумма плана не совпадает с суммой «Осталось получить» в статистике по группе, т.к. в отчете отображается план на 1 число отчетного месяца, а в статистике по группе – на сегодняшний день, поэтому данные могут отличаться, если после 1 числа отчетного месяца по группе были совершены какие-либо оплаты.

Откроем оплаты учеников по данной группе:
Оплата от Анисимовой И.Р. была принята 1 июля, т.е. до 1 числа отчетного месяца (августа), а остальные оплаты (1.08 и 13.08) были сделаны в течение отчетного периода. Соответственно, на 1 августа план получаемых средств от студентов группы равен 307 000,00 руб. (общая стоимость курса для всех ее студентов) – 50 000,00 руб. (оплата, которая прошла до 1 числа отчетного месяца) = 257 000,00 руб., т.е. сумма плана.
Оплаты 1.08 на сумму 50 000,00 руб. и 13.08 на сумму 30 000,00 руб. прошли в течение отчетного месяца и указываются в фактах в соответствующих периодах отчетного месяца. В колонке «Факт» слева (за весь период) приведена их сумма (50000 + 30000 = 80000).

Также важно знать, что план по текущим группам не учитывает учеников групп, отмеченных как резервных (независимо от того, стоит ли у студента галочка «Без занятий»).
Рассмотрим группу «Группа 2».
В плане за август месяц указана сумма 10 000,00 руб., причем, в разбивке отчетного месяца по периодам видно, что план стоит в период с 10 по 16.08, а в период с 1 по 2.08 и с 3 по 9.08 планы по данной группе равны 0,00.

В карточке группы видно, что первое занятие по данному курсу состоится 10.08, в августе всего было запланировано 7 занятий по 2 ак.часа. Два занятия было отменено, остается 5 занятий по 2 ак.часа для 2 учеников = 20 ак.часов, по цене 500 руб/ак.час = 10 000,00 рублей, что указано в плане за отчетный месяц.
Получить их планируется в период с 10 по 16.08, т.е. в ту неделю месяца, на которую приходится первое занятие.
В строке «Итого текущие группы» суммируются планы и факты по всем группам.
Теперь рассмотрим планы и факты при установленных галочках «План по текущим инд.занятиям до конца курса» и «План по текущим группам до конца курса».
Текущие индивидуальные занятия.
Студент Анисимова И.Р. по плану должна оплатить 27 000,00 руб. (до конца курса ее занятий) на момент 1 числа отчетного месяца.

Так как занятия являются текущими и мы ожидаем от ученика полной оплаты курса, вся эта сумма попадает в первую неделю отчетного периода (с 1 по 2.08).
В карточке индивидуальных занятий, в разделе статистики видна общая цена за весь курс занятий для ученика (27000), которая и указана в отчете.
В оплатах студента по данному курсу также видно, что студент внес единственную оплату 10.08, т.е. в течение отчетного периода, а значит, на 1 число отчетного месяца августа этой оплаты еще не было совершено студентом.

Следовательно, на 1 число отчетного месяца студент должен был оплатить весь курс целиком (с учетом галочки «План до конца курса»).
Для сравнения, посмотрим план по ученику до конца курса:
И до конца месяца (т.е. без галочки):
Факты во всех случаях отображаются одинаково, в те периоды, в которые были произведены оплаты студента.
Можно заключить, что отчетный месяц (август) у студента полностью оплачен, а за весь курс ему осталось оплатить 27000 – 14000 = 13000 руб., которые, при условии, что в августе от студента больше никаких оплат не поступало/поступит, попадают в план на следующий месяц (сентябрь).
Если индивидуальные занятия студента начинаются не с начала отчетного месяца, то сумма за весь курс попадает в план в тот же период, когда у ученика первое занятие. Например, студент Фомин В. Должен оплатить за весь курс занятий 6500,00 руб., но данная сумма отображается в плане за период с 10 по 16.08.

Это произошло потому, что первое занятие инд.курса студента назначено на 13.08 (даже при установленном пропуске – пропуск оплачиваемый, следовательно, финансово занятие учитывается).
По текущим группам планы до конца курса считаются также, но умножаются на количество реальных студентов в группе.
Также, как и в плане до конца месяца, при подсчете плана до конца курса не учитываются студенты группы со статусов «Резерв».
Например, план группы 1234 за весь курс со всех студентов группы составляет 116 000,00 руб.

В карточке группы видно, что пока по данному курсу ни один ученик не вносил оплат, что сумма за весь курс со всех учеников группы равна 116 000 рублей, что и отображено в плане, а также, что численность группы равна 4.
Т.е., цена за курс для каждого ученика равна 29 000,00 рублям.
Теперь, установим одному из студентов статус «Резерв».

Сумма ИТОГО по группе за весь курс осталась неизменной (чтобы поменялась она, нужно ставить не только статус «Резерв», но и галочку «Без занятий»), а в параметрах видно, что теперь численность равна 3, а резервов – 1.
Но в отчете изменился план по всем студентам за весь курс, он не учитывает стоимость курса резервного студента, а считает план за весь курс по всем оставшимся 3 студентам, т.е. 29000х3 = 87000,00 руб.
Теперь, поставим галочки «Предоплатная система для инд. занятий» и «Предоплатная система для групп».
После установки этих галочек появляются разделы «новые инд.клиенты» и «Новые группы». Новыми группами и инд.учащимися считаются группы и индивид.учащиеся со дня их создания до начала занятий по расписанию. Далее, они считаются текущими.
Индивидуальные клиенты.
Рассмотрим студента Агеева В.
С галочкой «Предоплатная система» вся сумма за весь курс его занятий попадает в план. Далее, она разбивается по периодам следующим образом:
В карточке инд.учащегося видно, что курс занятий был создан 13.08.

Сам курс начинается 24.08.
Следовательно, инд.учащийся считается новым с 13 по 24.08, т.е. 11 дней (включаем 13.08, а 24.08 не считается, т.к. 24го уже назначено занятие).
В период с 10 по 16.08 попадают даты (в течение которых ученик считается новым) с 13 по 16.08. Следовательно, мы вычисляем сначала среднее по предоплате за 1 день периода, в течение которого учащийся считается новым: 15000 руб./11 дней = 1363, 63
Затем, умножаем на количество дней, в течение которых учащийся считается новым, попадающий в период с 10 по 16.08 (т.е. 4 дня): 1363,63х4 = 5454,55 рублей составляет план предоплаты за весь курс от студента в период с 10 по 16.
В период с 17 по 23.08 попадает 7 дней, в течение которых он считается новым, т.е. 1363,63х7 = 9545,45.
Новые группы.
В планах по новым группам считается общая сумма за весь курс на каждого студента, умноженная на вместимость группы.
Рассмотрим группу AI-15
В плане за Август стоит сумма 57200,00 руб., за весь курс с каждого места в группе.

Длина курса обучения равна 13 ак.часам по цене 400 руб./ак.ч.
План вычисляется следующим образом: 13 ак.ч. (длина всего курса) х 400руб. (цена за ак.час) х 11 (вместимость, т.е. планируемое количество учеников в группе) = 57 200, что и указано в плане.
Далее, сумма плана разбивается по периодам отчетного месяца так же, как это описано в случае с индивидуальным учащимся:
Группа была создана 10.08, а старт группы по расписанию назначен на 18.08.
Следовательно, в период с 10 по 16.08 попадает 7 дней, а в период с 17 по 23.08 еще 1 день, в течение которых группа считается новой. Вычисляем среднее по предоплате за день: 57 200/8 = 7 150,00.
Далее, на первый период отчетного месяца приходится:
7 150 х 7 = 50 050, 00 руб.
На второй период (с 16 по 23.08) приходится:
7 150 х 1 = 7 150,00 руб.

При установленных галочках «Предоплатная система инд.занятий» и «Предоплатная система для групп» план за весь курс показывается только у разделов «Новые инд.клиенты» и «Новые группы». По разделам с текущими группами и инд.клиентами план показывается до конца месяца. Чтобы посмотреть план до конца курса по текущим клиентам, необходимо установить галочки «План по текущим группам до конца курса» и «План по текущим инд.занятиям до конца курса».
Галочка «Скрыть внутренние операции со счетами клиентов» предназначена для учитывания/неучитывания в отчете операций с ЛС, например, возвратов средств студенту за уже оплаченные занятия.
Если задать планы по группам или индивидуальным занятиям, то план будет разбит по периодам отчетного месяца по принципу Сумма плана/кол-во дней в отчетном месяце Х кол-во дней в каждом периоде отчетного месяца.
План по продажам учебных пособий вычисляется при условии, что в группе или в параметрах инд.занятий ученика указан учебник. Считается, что если он указан, то все ученики группы должны приобрести один экземпляр учебника.
Таким образом, в случае группы, стоимость заданного в группе учебного пособия умножается на вместимость группы и данная сумма указывается в плане.
В случае индивидуального учащегося, стоимость указанного учебника умножается на 1.

Плановая сумма разбивается по периодам отчетного месяца по принципу Сумма плана/кол-во дней в отчетном месяце Х кол-во дней в каждом периоде отчетного месяца.