Существует три способа добавления студентов в группу:
1. При регистрации студента.
Первый способ добавления студента в группу – при регистрации студента в системе. При заполнении полей «Школа», «Язык», «Уровень», «Категория» и «Тип» в диалоговом окне регистрации в поле «Группа/Мини-группа» автоматически отобразится выпадающий список с подходящими по заданным параметрам группами. Если не задавать данные параметры, в выпадающем списке отобразятся все группы, зарегистрированные в системе.

После выбора группы и нажатия кнопки «Зарегистрировать», система создаст личную карточку студента и добавит его в выбранную группу.

2. Второй способ добавления студента в группу - со страницы группы. Необходимо перейти на страницу группы и в блоке «Ученики» навести мышь на кнопку «Действия» и выбрать «Добавить».

Откроется диалоговое окно, в котором будет предложено выбрать студента из списка уже существующих студентов или создать нового.
При выборе из списка существующих студентов будут отображены только те ученики, параметры которых совпадают с параметрами группы, т.е. в карточке «подходящего» ученика должен быть указан тот же уровень, дисциплина, возрастная категория и школа (филиал).
Добавление учеников в группу происходит путем переноса студентов из списка «Подходящие ученики» в список «Добавляемые ученики». Для этого нужно два раза кликнуть мышью по имени ученика или использовать стрелки между двумя этими списками. Можно выбрать сразу нескольких студентов. 


 

Также можно использовать поиск по ID или фамилии, указав ID ученика или начав вводить ФИО, тогда мы сможем быстро найти подходящего ученика.

Причем, в этом случае можно выбрать не только тех учеников, которые совпадают с группой по дисциплине и другим параметрам, но и любого ученика филиала. Если параметры ученика при добавлении не содержали параметров группы (например, не был указан Английский), после добавления его в группу, в его карточке добавятся нужные параметры.

Дополнительно можно применить фильтр по охвату расписания, при этом по умолчанию в списке будут отображаться студенты, которые не занимаются именно в это время, можно выбрать студентов, которые не занимаются в этот период (т.е., в карточке которых нет актуального расписания) или которые вообще еще не занимались.

Галочка "с учетом предположительного расписания" помогает набрать в группу учеников, которые указали в карточке удобное им предпочтительное расписание занятий, совпадающее с данной группой.

По умолчанию, поля «Дата начала» и «Дата окончания» совпадают с датой начала и датой окончания занятий по расписанию (если оно было задано), однако, если студент(ы) вступил в группу не с самого начала, то можно установить соответствующую дату. Поле «Цена по договору» и «Общая стоимость» не являются обязательными, но их рекомендуется заполнять, так как «Цена по договору» и «Общая стоимость» используются в отчетах, а также упрощают процедуру внесения в систему оплат студентов. Если при создании группы цена была задана, общая стоимость рассчитывается исходя из нее и длительности курса занятий в ак.часах. Добавляя учеников, можно каждому/нескольким из них указать другую цену (если один или несколько учеников будут посещать занятия по какой-либо другой цене). В этом случае общая стоимость всего курса студента пересчитывается по новой цене.

«Дни недели» не рекомендуется изменять. Данный набор дней предназначен исключительно для случаев, когда студенты посещают только определенные дни занятий в группе. Например, занятия в группе проходят по понедельникам, средам и пятницам, при этом часть студентов посещают только по понедельникам.

Можно установить ученику(ам) определенный статус их обучения в данной группе, это можно сделать при их добавлении в группу, либо позднее, в параметрах занятий студента в группе.

В группе у студента можно установить один из трех статусов:
А) Нормальный – устанавливается по умолчанию, означает, что студент посещает занятия.
Б) Резерв – устанавливается вручную, для тех студентов, по которым еще неизвестно, точно ли они будут посещать занятия. Резервные студенты не учитываются в численности группы, поэтому, даже если вместимость аудитории, указанной в расписании ограничена, студентов с данным статусом можно добавить неограниченное количество. Также, кол-во свободных мест в группе в списке групп вычисляется из указанной вместимости группы и ее текущей численности, т.е. резервные студенты также на них не влияют. Удобно использовать этот статус при наборе студентов в группу, можно добавить в группу, например, 50-100 (или более) учеников, которых затем обзванивать и приглашать в группу, а по мере их согласия/отказа либо менять статус на «Нормальный», либо удалять из группы.
В) Прервал обучение – устанавливается вручную, если студент приостановил свои занятия в группе, например, уехал в отпуск и т.д.
Статусы никак не связаны с оплатами, расчетом задолженности и остатка студента, они существуют для удобства пользования системой.
Статус «Резерв» также удобно совмещать с галочкой «Без занятий»
Если установить эту галочку у студента, все дни его занятий в группе пометятся как «Неоплачиваемый пропуск» и система не будет рассчитывать его задолженность в случае, если занятия в группе уже начались, а студент еще не присоединился.

После сохранения ученики добавляются в группу, они отображаются в блоке «Ученики», который расположен под блоком общего расписания всей группы. Каждый ученик находится на отдельной вкладке.

2.1. Добавление нового студента в карточке группы.
В группу можно добавить и нового студента, карточка которого еще не создана в системе. Для этого нужно в карточке группы навести мышь на кнопку «Действия» в блоке «Ученики» и выбрать «Добавить».
В открывшемся окне нужно установить радиокнопку «Новый» и заполнить соответствующие поля.

После сохранения ученик добавляется в группу, а его карточка автоматически создается в системе. Сотрудник, создавший нового ученика в карточке группы, устанавливается в карточке данного студента Ответственным.

3. Добавление студента в группу из карточки студента.
Добавить студента в группу можно, находясь в его карточке. Сверху страницы находится блок действий по ученику, в нем необходимо нажать «+ Добавить в группу».

В открывшемся окне в поле «Группа» отобразится список подходящих ученику групп. Выводятся группы, параметры которых совпадают с параметрами студента, указанными в его карточке: филиалу, дисциплине, уровню, типу и возрастной категории. Если нужной группы там не отображается, необходимо проверить соответствие параметров.
Далее, нужно выбрать группу из списка, при необходимости установить статус студента в группе и добавить комментарий по ученику в группе.
В случае добавления ученика в группу из карточки ученика, датой начала занятий в группе по умолчанию устанавливается текущая дата, в отличие от добавления ученика в карточке группы – в этом случае датой начала занятий в группе установится дата первого занятия в группе по ее расписанию. При необходимости отредактируйте дату начала занятий студента в группе в данном окне.


Итоговая сумма за весь курс занятий в группе отображается в поле «Итого, цена» и рассчитывается исходя из количества часов, которое ученик будет заниматься в данной группе (считается автоматически: если ученик добавляется в группу уже после ее старта, то учитывается указанная дата начала его занятий в группе) и цены, которая указана в карточке группы, в ее параметрах. Здесь же можно указать какую-либо другую цену для данного конкретного студента за занятия в группе (бывает, что ученики посещают занятия в одной и той же группе по разным ценам), а также применить постоянную скидку, тогда итоговая сумма пересчитается.
После сохранения информации расписание группы отобразится в карточке ученика, а все занятия, которые прошли в группе до его присоединения к ней, пометятся как «Неоплачиваемый пропуск» с комментарием «Еще не начал заниматься», что означает, что ученик их не посещал и система не начислит ему никакой задолженности за них.

После студентам, добавленным в группу, можно делать Email и sms-рассылки, выставлять счета сразу на всех учеников группы, просмотреть отчет по посещаемости, а также просматривать всех студентов списком с возможностью экспорта списка учеников в Excel.
Для того чтобы осуществить какое-либо из перечисленных действий, наведите мышь на кнопку «Действия» и выберите необходимую опцию.

Подробнее о рассылках см. раздел «Создание рассылок».
Подробнее о выставлении счетов см. раздел «Оплаты».
Подробнее об отчете по посещаемости см. «Отчеты» - «Посещаемость».
При выборе опции «Списком» происходит переход на страницу со списком учеников, где можно добавлять комментарии, ставить задачи по коммуникациям со студентами группы, а также экспортировать список группы в файл Excel.

Данный список представляет собой тот же список студентов, что и в разделе «Обучение» - «Ученики», только с фильтром по данной группе. Таким образом, если удалить студента при работе с данным списком, студент удаляется из системы, а не из группы.

Для того чтобы создать группу разговорного или кино-клуба, которые посещают студенты разных уровней и возрастных категорий одновременно, удобно установить вместо конкретной категории и уровня вариант «[Все]». Таким образом, при добавлении студентов в группу в карточке группы, в списке подходящих учеников отобразятся студенты со всеми уровнями и всеми возрастными категориями.
Также, при добавлении студентов в карточке такой группы, можно осуществлять фильтр по возрастным категориям. Например, если разговорный клуб создается только для взрослых и студентов, или для студентов и школьников, можно по очереди отображать студентов той или иной возрастной категории в списке подходящих учеников, тем самым упрощая их поиск.